Nelle società di capitali, a differenza delle società di persone, ciò che assume rilievo è la modifica del contenuto oggettivo dello Statuto. L’iter modificativo si articola in tre fasi: la deliberazione di modifica, il controllo notarile e l’iscrizione nel Registro delle Imprese.
Per regola generale, la competenza a deliberare le modificazioni dello Statuto è dell’assemblea dei soci in sede straordinaria. Tale regola subisce, tuttavia, alcune eccezioni: si pensi, a titolo esemplificativo, all’art. 2446, comma 2, c.c., norma che attribuisce, in caso di riduzione del capitale per perdite, la competenza all’assemblea ordinaria o, in mancanza, essa viene disposta dal tribunale.
Le modifiche statutarie vengono assunte con il voto favorevole della maggioranza dei soci; il principio generale che governa le società di capitali è, infatti, quello maggioritario e la tutela del socio viene garantita dalla previsione del diritto di recesso.
Eccezioni al principio secondo il quale le modifiche statutarie sono deliberate con il voto favorevole della maggioranza dei soci sono, ad esempio, l’art. 2345, comma 3, c.c. in tema di prestazioni accessorie, ove è espressamente richiesto il consenso unanime, e l’art. 2468, comma 4, c.c., in tema di particolari diritti dei soci di s.r.l. inerenti alla distribuzione degli utili o all’amministrazione.
È discusso se una deroga al principio maggioritario possa essere convenzionalmente stabilita; tenendo conto di quanto disposto dall’art. 2368, comma 2, c.c., sono nulle le clausole dello Statuto che prevedono l’unanimità per una qualsiasi modifica dello Statuto.
Per quanto riguarda i requisiti formali, le delibere modificative dello Statuto, come tutte le delibere assunte dall’assemblea straordinaria, devono risultare da verbale redatto da un Notaio. In origine le stesse erano soggette all’omologazione da parte del tribunale; oggi, invece, il controllo dell’autorità giudiziaria è stato sostituito dal controllo del Notaio a cui compete verificare l’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge. II controllo del pubblico ufficiale in sede di modifica dello Statuto, a differenza del controllo in sede di atto costitutivo, è successivo: il Notaio, infatti, deve effettuare la sua attività di controllore soltanto successivamente alla verbalizzazione dell’assemblea. Pertanto, durante la fase assembleare egli è obbligato a verbalizzare le delibere e non può rifiutarsi di farlo. Si tratta, dunque, di un controllo di legalità e non di merito, con conseguente impossibilità per il Notaio di sindacare l’opportunità delle operazioni.
Il controllo notarile, sia esso posto in essere in fase di atto costitutivo o successivamente, è duplice: in primo luogo il pubblico ufficiale pone in essere un normale controllo di legalità ai sensi dell’art. 28 I. not. Tale controllo è diretto ad escludere la presenza di atti espressamente proibiti dalla legge. In secondo luogo il Notaio effettua il controllo per l’iscrizione dell’atto nel registro delle imprese, controllo che consiste nella verifica dell’esistenza delle condizioni richieste dalla legge. Anche questo secondo controllo è un controllo di legittimità e non di merito: il Notaio, cioè, non può esprimere giudizi relativi alla opportunità ovvero alla convenienza economica delle scelte adottate. Si tratta, tuttavia, di un controllo di legalità non solo formale, ma anche sostanziale. Secondo la prevalente dottrina, il Notaio deve rilevare non soltanto le cause di nullità, ma, altresì, quelle di annullamento e deve rifiutarsi di procedere alla iscrizione nel Registro delle Imprese se, per effetto della modifica deliberata, la società non è conforme al modello legale.
Inoltre, per quanto riguarda gli effetti, le delibere assembleari, ai sensi dell’art. 2436, comma 5, c.c., non producono effetti se non dopo l’iscrizione. Le delibere modificative dello Statuto, dunque, sono sottoposte alla condicio iuris della loro iscrizione nel registro imprese. Si tratta di una condizione sospensiva legale. La modificazione statutaria può essere attuata anche subito, ossia al momento della delibera, ma la sua efficacia sarà subordinata all’iscrizione nel registro imprese. Anche se la norma statuisce che la delibera non produce effetti se non dopo l’iscrizione nel registro imprese, bisogna distinguere tra effetti esterni, ossia nei confronti dei terzi, ed effetti interni, cioè nei confronti degli amministratori e dei soci. Secondo il Consiglio Notarile di Milano ed il Comitato Triveneto dei Notai è possibile adottare le cc.dd. delibere a cascata, ossia delibere la cui efficacia è sospesa alla iscrizione della prima delibera.
Ancora, vi sono casi in cui gli effetti della delibera di modificazione dello Statuto si determinano non al momento dell’iscrizione nel registro imprese, ma in un momento successivo alla stessa. In sostanza la delibera è subordinata ad una duplice condicio iuris, la prima rappresentata dall’iscrizione nel Registro delle Imprese, e l’altra rappresentata da un evento futuro ed incerto, posteriore rispetto alla iscrizione. Si pensi al caso in cui l’efficacia della delibera è subordinata alla mancata opposizione dei creditori sociali entro un dato termine (artt. 2445, comma 3, 2500-novies c.c.).
Infine, ai sensi dell’art. 2436, comma 6, c.c., dopo ogni modifica statutaria occorre depositare presso il Registro delle Imprese il testo integrale dello Statuto nella sua versione aggiornata, la ratio della norma va ricercata nell’esigenza di rendere più agevole la conoscenza da parte dei terzi del contenuto dello Statuto nella sua versione attuale.
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Statutory amendments in joint-stock companies and the notary’s control of legality
In joint-stock companies, unlike partnerships, what is important is the amendment of the objective content of the Articles of Association. The amendment process consists of three stages: the amendment resolution, the notary’s control and registration in the Register of Companies.
As a general rule, the competence to resolve on amendments to the articles of association lies with the extraordinary shareholders’ meeting. However, there are some exceptions to this rule: for example, Article 2446, paragraph 2, of the Italian Civil Code, which, in the event of a reduction in capital due to losses, assigns competence to the ordinary shareholders’ meeting or, failing that, to the court.
Amendments to the Articles of Association are adopted by a majority vote of the shareholders; the general principle governing joint-stock companies is, in fact, that of majority rule, and shareholder protection is guaranteed by the right of withdrawal.
Exceptions to the principle that amendments to the Articles of Association are decided by a majority vote of the shareholders include, for example, Article 2345, paragraph 3, of the Italian Civil Code on ancillary services, where unanimous consent is expressly required, and Article 2468, paragraph 4, of the Italian Civil Code on the special rights of shareholders of limited liability companies relating to the distribution of profits or administration.
It is debatable whether an exception to the majority principle can be conventionally established; taking into account the provisions of Article 2368, paragraph 2, of the Italian Civil Code, clauses in the Articles of Association that require unanimity for any amendment to the Articles of Association are null and void.
As regards formal requirements, resolutions amending the Articles of Association, like all resolutions passed by the extraordinary shareholders’ meeting, must be recorded in minutes drawn up by a notary. Originally, these were subject to approval by the court; today, however, judicial control has been replaced by the control of the notary, who is responsible for verifying compliance with the conditions established by law. The control of the public official when amending the Articles of Association, unlike the control when drawing up the deed of incorporation, is subsequent: the notary must carry out his control activity only after the minutes of the meeting have been drawn up. Therefore, during the meeting, he is obliged to record the resolutions and cannot refuse to do so. It is, therefore, a control of legality and not of merit, with the consequent impossibility for the notary to judge the appropriateness of the operations.
The notary’s check, whether carried out at the time of incorporation or subsequently, is twofold: firstly, the public official carries out a normal legality check pursuant to Article 28 of the Notarial Code. This check is intended to exclude the presence of acts expressly prohibited by law. Secondly, the notary carries out a check for the registration of the deed in the register of companies, which consists of verifying the existence of the conditions required by law. This second check is also a check of legitimacy and not of merit: the notary cannot express opinions on the appropriateness or economic convenience of the choices made. However, this is not only a formal check of legality, but also a substantive one. According to prevailing doctrine, the notary must identify not only the causes of nullity but also those of annulment and must refuse to proceed with registration in the Register of Companies if, as a result of the approved amendment, the company does not comply with the legal model.
Furthermore, with regard to the effects, pursuant to Article 2436, paragraph 5, of the Italian Civil Code, shareholders’ resolutions do not take effect until after registration. Resolutions amending the Articles of Association are therefore subject to the condicio iuris of their registration in the Companies Register. This is a legal condition precedent. The amendment to the Articles of Association may also be implemented immediately, i.e. at the time of the resolution, but its effectiveness will be subject to registration in the Companies Register. Even if the law states that the resolution does not take effect until it is registered in the Companies Register, a distinction must be made between external effects, i.e. vis-à-vis third parties, and internal effects, i.e. vis-à-vis directors and shareholders. According to the Milan Notarial Council and the Triveneto Committee of Notaries, it is possible to adopt so-called cascade resolutions, i.e. resolutions whose effectiveness is suspended until the first resolution is registered.
Furthermore, there are cases in which the effects of the resolution to amend the Articles of Association are determined not at the time of registration in the Companies Register, but at a later date. In essence, the resolution is subject to a double condicio iuris, the first represented by registration in the Companies Register, and the other represented by a future and uncertain event, subsequent to registration. Consider the case in which the effectiveness of the resolution is subject to the absence of opposition from the company’s creditors within a given period (Articles 2445, paragraph 3, and 2500-novies of the Italian Civil Code).
Finally, pursuant to Article 2436, paragraph 6, of the Italian Civil Code, after each amendment to the Articles of Association, the full text of the updated version of the Articles of Association must be filed with the Register of Companies. The rationale behind this rule is to make it easier for third parties to ascertain the content of the current version of the Articles of Association.
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